Registering av detaljerte opplysninger om den enkelte ansattes prestasjoner er blitt en del av arbeidshverdagen i finans.

Måling av ansatte kan være et nødvendig og nyttig virkemiddel for arbeidsgiver, men måling og oppfølging av den enkelte ansatte er også et kontrolltiltak. En viss kontroll er forventet i arbeidslivet, men det må trekkes en grense mellom akseptable og lovlige tiltak, og de kontrolltiltak som kan anses som overvåkning.

Det finnes ingen fasit på hvor grensen mellom legitime kontrolltiltak og overvåkning går.

Tillitsvalgtes utfordring blir å finne en løsning som både ivaretar arbeidsgivers behov for å måle og ansattes personverninteresser. På denne siden får du innspill til hvordan dette kan gjøres.

Behandlingsgrunnlag / samtykke

All behandling av personopplysninger har et krav om lovlig behandlingsgrunnlag. Personopplysninger skal bare behandles når dette er tillatt etter personvernlovgivningen. Å innhente et samtykke fra den enkelte er hovedregelen, da samtykke styrker den enkeltes råderett over egne opplysninger og man unngår tvil om lovens mer skjønnsmessige krav er oppfylt.

Samtykket må imidlertid være avgitt frivillig. I arbeidslivet reiser kravet om frivillighet særskilte problemer, og på grunn av styrkeforholdet mellom arbeidsgiver og arbeidstaker kan ikke reell frivillighet oppnås.

Arbeidsgiver vil i kraft av sin styringsrett ha mulighet til å knytte unnlatelse eller avgivelse av samtykke til ulike sanksjoner eller belønninger for arbeidstaker, som ansettelse, lønn eller karriereutvikling. Samtykke er derfor ikke et egnet behandlingsgrunnlag i arbeidslivet.

NB! Mange av våre bedriftsavtaler inneholder bestemmelser som baserer måling og offentliggjøring av måleresultater på samtykke fra den enkelte ansatte. Siden samtykke ikke er et egnet behandlingsgrunnlag i arbeidslivet, må disse bestemmelsene endres.

Måling på team

En generell anbefaling fra sekretariatet er at måling utføres på team/gruppenivå.

Tillitsvalgte må foreta en kritisk vurdering av behovet for måle-/kontrollsystemet før avtale inngås. Ofte kan arbeidsgivers formål oppnås ved å måle på team/gruppenivå, kombinert med oppfølging fra leder.

En detaljert måling på individnivå kan oppleves som belastende for arbeidstakeren, og få negative konsekvenser for trivsel på arbeidsplassen og arbeidsmiljøet.

Konkrete tips

Datatilsynet anbefaler altså at måling i arbeidslivet bør reguleres nærmere i en avtale mellom partene, og dette er for en stor del ivaretatt i våre tariffavtaler. Måling kan ikke basere seg på samtykke fra den enkelte ansatte.

Når det utarbeides en avtale mellom arbeidsgiver og tillitsvalgte om innføring av et målesystem, vil en slik avtale være et tungtveiende argument for at behandlingen av personopplysningene er lovlig. Inngåelse av slike avtaler må derfor tas på største alvor.

Vår anbefaling er derfor at det inntas en bestemmelse i den lokale tariffavtalen om at det skal inngås en særavtale (med  begrenset varighet) med tillitsvalgte før nye måle- og kontrollsystemer iverksettes. Det samme bør gjelde ved endringer av allerede etablerte systemer. Å inngå en slik avtale er også i arbeidsgivers interesse, da det gir dem et behandlingsgrunnlag.

Vi foreslår følgende formulering:

Det inngås avtale med tillitsvalgte før nye måle- og kontrollsystemer innføres. Det samme gjelder ved endring av måle- og kontrollsystemer.

Det er ikke alle virksomheter som i dag har forhandlingsrett på måling, som et minimum kan det da stå at nye målesystemer, samt endring av allerede etablerte systemer, skal drøftes med de tillitsvalgte.

Tillitsvalgte må være kritiske, tenke nøye gjennom hva slags formuleringer man enes om, og søke hjelp og rådgivning hos sekretariatet.

Ved inngåelse av særavtale om måling må den inneholde bestemmelser om:

1. Hva opplysningene skal brukes til
   Formålet må uttrykkelig og presist angis.
2. Hvilke opplysninger som blir registret
   En konkret angivelse av hvilke opplysninger som registreres
3. Hvordan opplysningene vil bli benyttet
   En mer fyllestgjørende forklaring enn formålsangivelsen. Det må avklares hvilke opplysninger som skal ses i sammenheng og hvordan og hvor ofte oppfølgingen skal foregå.
4. Hvem som skal ha tilgang til opplysningene
   Tilgangen skal begrenses til de som har tjenstlig behov, dvs personer med behov for informasjonen i sitt arbeid. Opplysninger som benyttes til oppfølging av den enkelte ansatte, skal kun være tilgjengelig for den ansatte selv og leder med ansvaret for oppfølgingen. Hvorvidt leders leder har behov for informasjon om enkeltansatte, eller om det er tilstrekkelig med informasjon på gruppenivå, må vurderes konkret og avklares i avtalen. I mange av våre virksomheter er offentliggjøring av resultater vanlig. Det følger imidlertid av uttalelser fra Datatilsynet at alle ansatte ikke har saklig behov for tilgang på opplysninger til andre ansatte (kollegaer). Dersom det er et ønske om å sammenligne ansatte med hverandre, kan dette skje ved å opplyse om gjennomsnittstall for gruppe eller team. Mange virksomheter innhenter samtykke fra den enkelte ansatte i forbindelse med offentliggjøring av resultater, som redegjort for er imidlertid ikke samtykke et egnet behandlingsgrunnlag i arbeidsforhold da det ikke vil foreligge en reell frivillighet. Offentliggjøring av resultater kan for arbeidstakerne nederst på listen være en påkjenning, og få negative konsekvenser for arbeidsmiljøet.
5. Forholdet til overskuddsinformasjon
   Opplysninger bearbeidet til et formål kan ikke benyttes til andre formål. For å redusere faren for feil bruk, anbefaler Datatilsynet å avtale tiltak eller rutiner som reduserer faren for bruk utenfor formålet (f.eks. tilgangsbegrensninger til opplysningene)
6. Lagringstid
   Hvor lenge opplysningene skal lagres må fremgå av avtalen. Personopplysningene skal ikke lagres lenger enn nødvendig. Her må det foretas en konkret vurdering i hvert enkelt tilfelle. Datatilsynet har imidlertid kommet med uttalelser om at for planleggingsformål vil det være tilstrekkelig å oppbevare opplysningene i 1 år. Når det gjelder opplysninger knyttet til oppfølging og måloppnåelse, bør 6 måneder være tilstrekkelig, uansett ikke lenger enn 12 måneder.

Reglene om måling

Reglene om måling finner du blant annet i:

• Personopplysningsloven
• Arbeidsmiljøloven
• Øvrige regler finnes i lokale og sentrale tariffavtaler.

Unødvendig måling

I praksis er arbeidsgiver og arbeidstakersiden ofte uenige om måling på individnivå er nødvendig. Arbeidsgiver begrunner innføring av målesystemer med ressurs- og bemanningsplanlegging, oppfølging og opplæring av den enkelte ansatte (måloppnåelse), kompetanseheving eller bedriftsøkonomiske effektiviseringshensyn. Arbeidsgiver har et saklig behov for å danne seg et bilde av den enkelte ansattes kompetanse, effektivitet og produktivitet.

Finansforbundet mener at disse målene kan nås med andre og mindre inngripende tiltak enn måling på individnivå.

Veldig ofte vil ikke det individuelle målesystemet være nødvendig. Måling på gruppenivå, kombinert med leders tilstedeværelse og daglig oppfølging av de ansatte, vil gi tilstrekkelig innblikk i den enkelte medarbeiders prestasjoner og utvikling.

Innsyn

Jo flere som har innsyn, desto større inngrep er det i den ansattes personvern. Innsyn skal begrenses til de det strengt tatt er nødvendig for i henhold til formålet med målingen.

Hvem som har behov for tilgang til opplysningene vil kunne variere. Som et utgangspunkt har Datatilsynet uttalt at opplysninger som benyttes til oppfølging av den enkelte ansatte skal være begrenset til den lederen som har ansvar for oppfølgingen.

Offentliggjøring av resultater mellom kolleger er ikke nødvendig for å kunne ha oversikt over resultatene. Det er tilstrekkelig å offentliggjøre på gruppenivå.